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Wie kann ich den Zugriff auf meine Einträge im Extranet verwalten?

Eine effektive Verwaltung der Zugriffsrechte auf Ihre Einträge im Extranet ist für den Schutz Ihrer Unterkunft unerlässlich. Durch die Kontrolle der Zugriffsebenen können Sie die Sicherheit und Produktivität verbessern.

Zuletzt aktualisiert vor: 1 year ago | 16 Minuten Lesezeit

In diesem Artikel:

Zugriffsrechte für Hotel-ähnliche Unterkünfte und Unterkünfte mit mehreren Wohneinheiten verwalten
Zugriffsrechte für Unterkünfte mit einzelner Wohneinheit verwalten
FAQ
Kontakt
Mehr erfahren

Sie können den Zugriff auf Ihre Einträge im Extranet verwalten. Wie Sie dabei vorgehen, hängt vom Unterkunftstyp ab. Weitere Informationen zu den verschiedenen Unterkunftstypen finden Sie hier.

Zugriffsrechte für Hotel-ähnliche Unterkünfte und Unterkünfte mit mehreren Wohneinheiten verwalten

Neue Benutzer hinzufügen

Melden Sie sich bei YCS an. Wenn Sie mehrere Unterkünfte verwalten, wählen Sie die gewünschte Unterkunft unter Einträge aus.
Gehen Sie auf Einstellungen >> Benutzerverwaltung.
Klicken Sie auf Neue Benutzer hinzufügen.
Geben Sie den Namen des Benutzers, die mit dem YCS-Konto verknüpfte E-Mail-Adresse und die Telefonnummer ein.
Wählen Sie alle Unterkünfte aus, auf die der Benutzer Zugriff haben soll, und wählen Sie dann die Benutzerrollen für jede Unterkunft aus.
Klicken Sie auf Anwenden.

Benutzerdetails und Zugriffsrechte bearbeiten

Melden Sie sich bei YCS an. Wenn Sie mehrere Unterkünfte verwalten, wählen Sie die gewünschte Unterkunft unter Einträge aus.
Gehen Sie auf Einstellungen >> Benutzerverwaltung.
Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol für den Benutzer, den Sie aktualisieren möchten.
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
Aktualisieren Sie die Benutzerrollen in der Dropdown-Liste, oder klicken Sie auf das Papierkorbsymbol, um den Zugriff des Benutzers auf diese Unterkunft zu entfernen. Um die Zugriffsrechte eines Benutzers für alle Unterkünfte in einem Schritt zu entfernen, klicken Sie auf Alle Zugriffsrechte widerrufen.
Überprüfen Sie alle Änderungen sorgfältig und klicken Sie dann auf Weiter, um die Änderungen zu speichern.

Hinzufügen oder Bearbeiten von Telefonnummern und Kontaktinformationen

Melden Sie sich bei YCS an. Wenn Sie mehrere Unterkünfte verwalten, wählen Sie die gewünschte Unterkunft unter Einträge aus.
Gehen Sie auf Einstellungen >> Benutzerverwaltung.
Wählen Sie die Ländervorwahl und geben Sie die Telefonnummer ein.
Klicken Sie dann auf Anwenden, überprüfen Sie die Zusammenfassung und klicken Sie auf Fortfahren.
Eine Bestätigungsanfrage wird an Ihre registrierte E-Mail-Adresse gesendet.
Öffnen Sie die E-Mail und klicken Sie auf Bestätigen , um die Aktualisierung abzuschließen

Beachten Sie:

Wenn Ihre Telefonnummer aktualisiert werden muss, ist eine erneute Authentifizierung per OTP erforderlich. Dieser Vorgang bietet Ihnen einen vorübergehenden Zugang, damit Sie Ihre Telefonnummer bearbeiten können während die Sicherheit Ihres Kontos weiterhin gewährleistet ist.
Jeder YCS-Benutzer kann nur eine Telefonnummer angeben.
Mehrere YCS-Benutzer können dieselbe Telefonnummer gemeinsam nutzen.
Die oben genannten Schritte sind möglicherweise nicht auf alle Unterkünfte anwendbar.

Benutzerrollen und Zugriffsebenen

Name der Rolle	Zugangsebene
Admin	Vollständiger Zugang zum Extranet der Unterkunft, außer Finanzen
Content Only	Nur den Inhalt verwalten
Reservations Only	Nur Reservierungen verwalten
Finance – Supervisor	Überprüfung und Genehmigung von Zahlungen und Verwaltung von Bankkonten
Finance – Card Info Viewer	Überprüfen und Genehmigen von Zahlungen und Anzeigen von UPC-Details
Finance – General	Überprüfung und Genehmigung von Zahlungen

Hinweise zu den Benutzerrollen:

Jeder Benutzer kann Rollen für andere Benutzer zuweisen, bearbeiten oder entfernen, wenn die Rolle des Zuweisenden höher oder gleichrangig ist.
Administratoren haben die höchste Position, verfügen über vollständigen Zugriff auf das Extranet der Unterkunft und sind die einzige Rolle, die alle anderen Rollentypen verwalten kann.
Benutzer mit den Berechtigungen „Nur Inhalte“ und „Nur Reservierungen“ können nur Rollen ihres eigenen Typs verwalten und diese anderen Benutzern zuweisen.
Finanzen – Vorgesetzte können sowohl allgemeine als auch Vorgesetzte-Rollen verwalten.
Finanzen – Karteninfo-Leseberechtigte können allgemeine Rollen und ihre eigenen Rollen steuern und so die Systemintegrität durch Kontrolle der Zugriffsrechte sicherstellen.
Finanzen – Allgemeine Benutzer können nur Rollen ihres eigenen Typs verwalten.

Zwei-Faktor-Authentifizierung und Benachrichtigungen

Aus Sicherheitsgründen haben wir für Änderungen in der Benutzerverwaltung eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) implementiert. Dies bedeutet, dass neben Ihrem Passwort eine zweite Verifizierungsstufe erforderlich ist, um Änderungen vorzunehmen. Für alle Benutzeränderungen ist eine 2FA erforderlich, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Anpassungen vornehmen können. Um Transparenz zu gewährleisten und alle Teammitglieder auf dem Laufenden zu halten, versenden wir außerdem Benachrichtigungen an alle Administratorkonten, sobald Änderungen an den Benutzereinstellungen oder Zugriffsrechten für Unterkünfte vorgenommen werden. Dadurch sind die Administratoren über alle Änderungen an der Benutzerkonfiguration informiert, unabhängig von der Art der Änderung, und können sofort eingreifen, wenn eine Änderung unberechtigt oder falsch ist. Diese konsistente Kommunikation unterstützt ein nahtloses Rollenmanagement innerhalb von YCS.

Zugriffsrechte für Unterkünfte mit einzelner Wohneinheit verwalten

Um den Benutzerzugriff auf Ihre Immobilie im Extranet zu verwalten, kontaktieren Sie uns , um Unterstützung zu erhalten.

FAQ

Was ist das YCS-Benutzerverwaltungstool?

Die YCS-Benutzerverwaltung ist eine Selbstbedienungsfunktion in YCS, mit der Sie Benutzerrollen und Zugriffsrechte für Ihre Unterkunft verwalten können.

Was bedeutet die jeweilige Rolle und welchen Zugang ermöglicht sie?

Es gibt verschiedene Rollen, die jeweils eigene Berechtigungen haben. Zum Beispiel hat Admin vollen Zugriff auf das Extranet Ihrer Unterkunft, Content Only verwaltet Inhalte und Reservations Only verwaltet Reservierungen. Darüber hinaus gibt es verschiedene Finanzfunktionen, die jeweils auf spezifische finanzbezogene Aufgaben zugeschnitten sind.

Wie kann ich bestimmte Rollen für einen Benutzer entfernen?

Gehen Sie zum Bearbeitungsfenster und aktivieren oder deaktivieren Sie die Rollen in der Dropdown-Liste.

Was bewirken die Schaltflächen "Papierkorb" und "Alle Zugriffsrechte widerrufen"?

Durch Klicken auf das Papierkorb-Symbol können Sie einem Benutzer den gesamten Zugriff auf eine bestimmte Unterkunft entziehen.

Mit der Schaltfläche “Alle Zugriffsrechte widerrufen” wird einem Benutzer der Zugriff auf alle Unterkünfte in YCS entzogen. Verwenden Sie diese Taste mit Vorsicht.

Wer kann Benutzer in YCS Rollen zuweisen?

Die Fähigkeit, Rollen zuzuweisen, hängt von Ihrer eigenen Rolle und deren hierarchischer Stellung ab. Benutzer können Rollen zuweisen, bearbeiten und entfernen, die gleich oder niedriger als ihre eigenen sind, aber Admin-Benutzer können alle Rollen verwalten.

Wie meldet sich ein neuer Benutzer zum ersten Mal in seinem Konto an?

Neue Benutzer können sich über “Passwort vergessen” anmelden Weitere Einzelheiten finden Sie unter folgendem Link zur Kontoerstellung und Anmeldung im Extranet

Wer wird durch diese Bestätigung in 2 Schritten überprüft?

Nur die Person, die die Änderungen an den Benutzerrollen oder Zugriffsrechten veranlasst, muss den 2FA-Prozess abschließen. Diese Vorsichtsmaßnahme dient dazu, die Identität der Person zu überprüfen, die die Änderungen vornimmt, um sicherzustellen, dass diese Änderungen beabsichtigt und genehmigt sind.

Worüber werden mich die Benachrichtigungen informieren?

Die an Admins gesendeten Benachrichtigungen informieren sie über alle Änderungen, die an Benutzerrollen und Zugriffsrechten vorgenommen werden. Das bedeutet, dass Sie über alle Änderungen in der Konfiguration informiert werden, egal wie geringfügig oder umfangreich sie sein mögen.