この記事では、宿泊施設の連絡先の管理方法についてご紹介します。ゲストやアゴダとの連絡が取りやすいように、連絡先を常に更新しておくことはとても重要です。

連絡先ページへのアクセス方法

連絡先は、YCSの「連絡先」ページから管理できます。

1. YCSにログイン
2. 「設定」タブを開きます
3. ［連絡先］をクリックします

連絡先の管理方法

ここでは連絡先を登録、編集、削除する方法について説明します。連絡先は必ず英語で入力してください。

連絡先の新規登録方法

1. ［+新規登録］をクリックします。
2. 一般情報と連絡先情報の項目を入力します。

• 複数のメールアドレスや電話番号がある場合は、［メールアドレスを追加する］や［電話番号を追加する］をクリックします。
• 弊社では、連絡先電話番号をスペース無し・国際電話形式で入力することを推奨しております。たとえば東京の場合、国番号は81、市外局番03から先頭の「0」を除き、「813xxxxxxxx」と入力します。

3. [作成]をクリックします。

連絡先を編集する方法

連絡先を編集するには、［編集］をクリックし［保存］をクリックします。変更内容を破棄するには［キャンセル］をクリックします。

連絡先を削除する方法

連絡先を削除する場合は［削除］をクリックし、［はい］をクリックすると削除が実行されます。

連絡先の検索

以下に示すように、画面左上の検索ボックスを使って、氏名、メールアドレス、役職などで連絡先を検索することができます。

Searching your contact list

You can search your contact list by name, email, or job role using the search box on the top-left of the screen as shown below.

連絡先の並び替え

検索ボックスの下にある並び替え機能を使って、連絡先を名（ローマ字）、姓（ローマ字）、役職で表示順序を並び替えることができます。並び替えタイプの横にある小さな矢印をクリックすると、昇順と降順の切り替えができます

Responsibilities（職務内容）と通知設定

「Responsibilities（職務ｘ内容）」に表示される担当内容一覧には、各担当者が請け負う内容が記載されています（例：Reservations（予約）、General Questions（一般的な問い合わせ）、Authorized Signatory（代表者）など）。指定した担当内容に応じて、「通知設定」タブの通知内容が自動選択されます。

通知内容の管理

「通知設定」セクションにある項目について、通知を送る連絡先を選択できます。設定後、選択した内容の通知がメールで届くようになります。例えば、予約確認書を選択した連絡先に送るよう設定することができます。

以下の手順で通知内容を選択できます。

1. 検索ボックスを使って、メールアドレスを検索・選択
2. ［通知設定］をクリック
3. 通知を受け取りたい内容の項目のボックスにチェック

受信停止を希望の場合は、上述のステップ1・2の操作を行い、該当する項目のボックスからチェックを外してください。

各項目の詳細

以下の表では、「連絡先」ページにある項目を説明します。